Yves Kühne
président de l'AROSS
Sylvie Le Bail
responsable de l'AROSS
Message du président et de la responsable
Merci à chacun et chacune
2020 était la première année du déploiement des prestations de l’AROSS. Avec l’arrivée de la crise sanitaire, l’année 2020 fut complexe pour la population et les institutions. Passé l’état de sidération vécu par tous et toutes, les actions ont rapidement été prises afin de protéger et soutenir chacun et chacune dans cette pandémie. L’AROSS n’a bien sûr pas échappé aux évènements liés à la pandémie et aux mesures mises en place afin de protéger la population et préserver la capacité hospitalière. L’objectif principal était de répondre au mieux aux besoins des personnes âgées, des institutions partenaires et de développer un agir en commun au service de la population fragile. Travailler ensemble n’aura jamais été si capital. Il s’est alors avéré nécessaire de se comprendre et de se coordonner, afin de mener à bien un travail collectif et collaboratif efficace.
Cette crise sanitaire a vu beaucoup de souffrance, parfois silencieuse et vécue dans la solitude de l’isolement, d’efforts, de fatigue et de désarroi. Des décisions ont été prises sans toujours pouvoir en mesurer au préalable les effets et ce dans la plus grande humilité. Cette crise a relevé ou accentué les vulnérabilités sociales, sanitaires et économiques préexistantes. Mais cette crise sanitaire a aussi vu une grande solidarité se mettre en place. Elle aura mis en avant l’importance de l’interdépendance, des liens sociaux et affectifs pour vivre au mieux en toute autonomie.
Cette année 2020 particulière et vécue dans l’incertitude nous aura appris à prendre soin de l’autre différemment. L’engagement de chaque membre de l’équipe de l’AROSS a été présent et nous tenons à leur exprimer toute notre gratitude et notre reconnaissance. Merci !
Données sociodémographiques
Ces données sont issues des entretiens d'orientation et sont calculées sur les nouvelles demandes.
La moyenne d’âge est de
83.9
ans
66
des demandes d’intervention concernent des femmes
53
des personnes vivent seules
25
ont entre 90 et 99 ans
7
ont moins de 69 ans
71
vivaient à leur domicile au moment de la première demande
13
des proches aidants révèlent un épuisement
Déploiement cantonal
Le 20.01.2020 l’Arrêté sur les entretiens d’orientation (EO) a été adopté par le Conseil d’État. Cet arrêté vise à développer les missions d’information, d’orientation et d’accompagnement pour les personnes de plus de soixante-cinq ans dans le réseau de santé cantonal. Ces prestations visent à mieux accompagner les aîné-e-s dans leur trajectoire de santé et leurs recours aux prestations médico-sociales. L’AROSS est en charge du déploiement de ces prestations dans le cadre de ses missions. L’arrêté fixe le cadre pour la réalisation des EO, il en précise le but ainsi que les rôles et les obligations de l’AROSS et des partenaires.
Les faits marquants
La crise sanitaire de la COVID 19
L’AROSS venait de déployer ses missions et prestations au niveau cantonal quand la crise sanitaire est apparue en mars 2020. Comme chaque partenaire, elle s’est adaptée au contexte, aux demandes des autorités et aux besoins de la population en recherche d’informations et de soutien dans ces moments compliqués. Les entretiens d’orientation à domicile, ainsi que les permanences régionales ont été interrompues lors de la première phase de la COVID. L’équipe a été mise en télétravail et a adapté ses processus de travail à la situation.
Lors de la deuxième phase de la crise sanitaire en octobre 2020 toutes les prestations de l’AROSS ont été maintenues hormis les permanences régionales qui ont à nouveau fermé.
Lors de ces deux épisodes de la crise sanitaire, l’AROSS a collaboré encore plus intensément avec les différents acteurs du réseau socio-sanitaire et le service cantonal de la santé publique dans la mise en place de solutions visant à répondre aux besoins de la population et à soutenir les institutions partenaires.
L’équipe
L’AROSS vivait les premiers mois du déploiement cantonal de ses missions et prestations. Le nombre de collaborateurs et collaboratrices avait doublé, passant de 8 à 16 entre octobre 2019 et mars 2020. L’intégration de ces nouveaux collaborateurs et collaboratrices avec l’arrivée de la crise sanitaire relevait du défi. La vie d’équipe a été complexe, cependant la solidarité a été présente et riche de créativité.
Les dotations
Les dotations calculées en 2019 pour le déploiement cantonal visaient à renforcer l’aspect de coordination prioritairement. Elles ont été calculées sur une projection de 1250 entretiens d’orientation en 2020 avec un taux de productivité de 85%. Elles prévoyaient également une augmentation de 0.8 EPT de secrétariat et de 0.2 d’encadrement.
Rapidement lors du premier trimestre, la dotation projetée est apparue insuffisante au vu de l’activité, des projets et ce pour les différents métiers.
En effet, certains projets n’avaient pas été pris en compte dans les calculs de dotation et représentaient environ 1.7 EPT.
Au total le déficit en ressources humaines s’estimait à 5.7 EPT dans les différentes fonctions.
Après accord du comité et du SCSP, les dotations ont été ajustées durant l’année 2020 à raison de 2.5 EPT de coordination et 0.6 pour l’encadrement.
Il est probable que les effectifs nécessaires au déploiement cantonal ont été sous-estimés. Cependant, l’objectif était de déployer les prestations, de mesurer l’activité afin d’ajuster si besoin le nombre de collaborateurs et collaboratrices. De plus, il est à noter que l’équipe en place au moment du déploiement n’auraient pas pu accueillir et former davantage de professionnel.l.e.s sans mettre en péril la vie d’équipe et la qualité attendue des prestations.
Absences
Le taux d’absentéisme de l’AROSS se situe à 9.62% en 2020.
En effet, durant l’année 2020, l’AROSS a dû faire face à 3 absences longue durée (maladies et accident) et aux absences liés à la COVID. Une des collaboratrices a bénéficié des mesures de réinsertion de l’assurance invalidité.
Il est également à noter qu’une coordinatrice de l’AROSS, spécialisée en soins intensifs, est allée renforcer les équipes en place dans ces unités de soins intensifs durant les 2 phases de La COVID.
Moyenne d’âge des collaborateurs et collaboratrices de l’AROSS
La moyenne d’âge de l’AROSS est de 43.2 ans. Au sein des fonctions, la moyenne d’âge est la suivante :
Moyenne d'âge
Encadrement
51.00
Coordination
44.33
Secrétariat
30.00
La communication
L’année 2020 a vu la révision totale du site internet de l’AROSS mettant en évidence ces trois publics cibles principaux, les bénéficiaires de l’AROSS, les proches aidants et les professionnels.
Au sein de ces trois rubriques, différents documents et outils sont disponibles et à disposition de chacun et chacune.
Différents travaux restent à développer, tels qu’un annuaire, permettant la présentation des prestations et prestataires du domaine socio-sanitaire existant dans le canton de Neuchâtel. De même, un formulaire de demande d’intervention, une grille repérage de la complexité ainsi qu’une foire aux questions seront développés en 2021.
Des capsules vidéos de bénéficiaires, proches aidants et professionnels sont réalisées régulièrement. Ces vidéos visent à expliquer les prestations de l’AROSS et nous remercions sincèrement toutes les personnes qui ont accepté d’y participer.
Activité
L’activité de l’AROSS a fortement augmenté dès le déploiement cantonal des prestations en novembre 2019 et la tendance s’est confirmée durant les 3 premiers mois de l’année 2020 jusqu’à la première phase de la crise sanitaire, la deuxième phase épidémique à l’automne n’a pas été corrélée avec une baisse d’activité. L’exercice 2020 de l’AROSS n’est pas comparé aux autres années en raison du déploiement cantonal. Aussi, seuls les chiffres 2020 apparaissent dans ce rapport.
Nombre et répartition du type de demandes
2330 c’est le nombre de demandes tous types confondus qui ont été faites auprès de l’AROSS. On observe une baisse en mars et avril 2020 et une reprise progressive dès le mois de mai.
Environ 80 % de ces demandes représentent une demande d’orientation et 20 % des demandes d’information et dans une moindre mesure un soutien aux professionnel.l.e.s
données annualisées représentation en pourcentage
Nombre et type d’entretiens d’orientation
1860 entretiens d’orientation ont eu lieu en 2020, prioritairement sous forme d’entretiens d’orientation dans le lieu de vie de la personne et de profilages sur dossier.
Les projections du nombre d’entretiens dans le contrat de prestations avec l’Etat s’élevaient à 1600 entretiens. Le résultat dépasse de 12% les projections d’activités malgré la baisse d’activité liée à la pandémie.
données annualisées représentation en pourcentage
Répartition géographique des EO
La crainte au moment du déploiement était que les demandes proviennent prioritairement de la région des Montagnes et du Val-de-Travers, régions ou s’étaient déroulées le projet pilote. Hors, en nombre absolu, les chiffres montrent que 44% des demandes proviennent du littoral ce qui est un excellent signal quant à la connaissance de l’AROSS sur le territoire cantonal.
Par contre, en proportion de la population âgée de plus de 65 ans dans les quatre régions, l’AROSS a touché prioritairement les deux régions dans lesquelles, elle était initialement présente. En moyenne, l’AROSS durant cette première année de déploiement cantonal a été en contact avec 5% de la population de plus 65 ans du canton de neuchâtel
Provenance géographique des bénéficiaires lors de la première évaluation
En valeur absolue
En proportion de la population de 65 ans et plus.
données annualisées représentation en pourcentage
Répartition des entretiens d’orientation par tranche d’âge
Près de la moitié des entretiens d’orientation (48.5%) sont réalisées pour des personnes entre 80 – 89 ans. 25% concernent des personnes entre 90 et 99 ans.
Il est à noter que 49 bénéficiaires pour lesquelles l’AROSS a été interpellé ont mois de 65 ans. Pour la plupart, ces personnes souffrent de troubles psychiques, sociaux ou d’addiction. Elles nécessitent un encadrement et un accompagnement spécifique. Ces bénéficiaires sont régulièrement dirigés en EMS long séjour. Cette orientation questionne quant au projet de vie qui leur est proposé. Ces personnes vont être en relation avec des personnes nettement plus âgées qu’elles et vont au fil des années les voir disparaître. Ce lieu de vie est-il adéquat ? Une réflexion au sein des départements concernés et une collaboration interinstitutionnelle a débuté afin de clarifier le soutien à apporter à cette population, pour qui les solutions de prises en charge n’apparaissent pas totalement adaptées.
données annualisées représentation en pourcentage
Répartition des demandes d’orientation selon le demandeur
57.2% des demandes proviennent des professionnels, cependant le détail au sein de cette catégorie montre que c’est principalement le RHNe qui est à l’origine de ces demandes et elles concernent prioritairement des demandes d’orientation en long séjour.
Les autres demandes émanent ensuite principalement des proches (28.8%) et des personnes âgées concernées par les prestations de l’AROSS (6.6%).
données annualisées représentation en pourcentage
Détail de la répartition des demandes d’orientation demandeur professionnel
Comme énoncé dans la statistique précédente, la majorité des demandes sont issues du RHNe (56.2%). Les médecins de famille représentent ensuite les principaux demandeurs (13.2%).
S’agissant des prestataires de soins à domicile, dans leur ensemble (NOMAD, infirmiers et infirmières indépendant.e.s et OSAD privées) le pourcentage de demandes vient juste après les médecins de famille (12.2%).
La proportion des demandes du RHNe reste élevée et peut marquer une tendance de défaut d’anticipation par les prestataires de soins à domicile s’agissant de l’annonce à l’AROSS des personnes fragiles ou complexes.
Enfin le CNP représente 7.4% des demandes ce qui est supérieur aux autres années. Ceci est principalement dû au projet de fermeture des lits de long séjour du CNP et à l’attribution d’une nouvelle mission de psychogériatrie spécialisée à deux EMS (La Sombaille et La licorne). Des lits d’hébergement pour les personnes relevant de la psychiatrie de l’âge avancé vont encore se créer dans quelques EMS en 2021. Les missions liées à la psychogériatrie ont évolué, le principal enjeu sera d’être très pointu dans les critères d’orientation vers les différentes structures. En effet le risque serait, faute de critères, d’orienter les personnes vers les lieux de vie où des places sont disponibles au détriment des besoins des personnes et des missions des EMS.
Les structures hospitalières représentent aujourd’hui la majorité des demandes adressées à l’AROSS. Il est attendu de l’AROSS et des partenaires d’anticiper et de faire intervenir l’AROSS le plus en amont possible dans les situations des personnes âgées fragilisées et/ ou complexes, aujourd’hui, cet objectif reste à développer.
données annualisées représentation en pourcentage
Hospitalisations évitées et recours au lit d’accueil d’urgence
En 2020, l’AROSS a orienté 126 personnes dans les structures d’accueils et d’hébergements et évitées ainsi 126 hospitalisations inappropriées. Sur ce nombre, 40 personnes ont pu bénéficier d’une solution transitoire dans les 2 lits d’accueil d’urgence sociale. Un lit se situe à l’EMS La Résidence au Locle et le deuxième a ouvert courant 2020 à l’EMS les Charmettes à Neuchâtel.
L’accès rapide à ses lits d’accueil d’urgence est une réelle plus-value pour les personnes y recourant évitant ainsi une hospitalisation inappropriée. De même, le recours rapide et facilité aux lits de court séjour ou long séjour quand la situation le nécessite représenterait une forte plus-value et nécessiterait encore d’être amélioré.
Profils BoC lors de la première évaluation
Les personnes présentant des troubles cognitifs (profils BoC 4 – 6- 8) ont représenté depuis le début de l’AROSS en 2016 environ 55% de la population évaluée, cette année la proportion a augmenté à 73%. Il est difficile, juste sur cette année de dire, si la tendance est en réelle augmentation ou si cela est davantage lié au déploiement des prestations de l’AROSS et au signalement des personnes les plus atteintes dans leur santé.
Répartition des profils de dépendance balance of Care
données annualisées représentation en pourcentage par profil BoC
Fragilité lors de la première évaluation
Sur la base de la grille SEGA (short emegency geritric assement), la fragilité des personnes évaluées a été mesurée. La grande majorité des personnes est très fragile et pour certaines très dépendantes.
18 % sont fragiles et 9 % sont considérées comme peu fragiles ou robustes. L’enjeu ici est de renforcer les actions de prévention et de soutien afin d’offrir aux personnes robustes ou fragiles les moyens pour retarder l’entrée en dépendance.
données annualisées représentation en pourcentage par fragilité
Nombre d’entrées en structure d’hébergement par type de mission
Ces données sont les premières issues du logiciel Carefolio Network, outil qui permet l’inscription dans les EMS et la gestion des listes d’attente. Elles prennent en compte le nombre d’entrées en EMS par mission. Il est à noter qu’une partie des personnes orientées en long séjour proviennent des EMS de court séjour.
Dès l’automne 2021 la majorité des indicateurs proviendront du logiciel SIOr. Cet outil intégrera les deux outils métiers actuellement utilisés par l’AROSS.
données annualisées représentation quantitative
Projets
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Taskforce
Fin janvier 2020, suite à une interpellation du RHNe alertant sur le nombre de patient.e.s en attente d’un projet d’orientation et restant hospitalisé.es faute de solutions dans le réseau socio-sanitaire, le SCSP a mis en place une taskforce.
Ce projet vise une implication renforcée de l’AROSS au RHNe et dans les EMS de court-séjour. Ce dispositif transitoire devant déboucher sur une organisation pérenne, ambitionne l’amélioration de l’orientation des personnes âgées avant la fin de leur traitement hospitalier, voire en amont lors d’interventions programmées. A cette occasion, l’AROSS a été nommée responsable du suivi et de l’orientation des personnes qui se trouvent dans les lits d’attente d’orientation au RHNe.
Cette occupation récurrente des lits hospitaliers par des personnes qui ne nécessitent plus de soins aigus et l’impact de la pandémie sur le système hospitalier a permis la mise en place de différentes solutions. Ainsi une nouvelle classification de lits en EMS d’accueil temporaire concernant les patient.e.s sortant de l’hôpital a été créée (UATSH). De même, l’AROSS a pu lors de deux vagues de la pandémie solliciter des dérogations du DFS dans le but de permettre à des EMS de long séjour d’ouvrir temporairement et de manière mesurée des lits de long séjour supplémentaires sur demandes motivées par l’AROSS.
Le groupe de travail réunissait dans un premier temps, le SCSP, le RHNe, les EMS de court séjour et l’AROSS. Secondairement, d’autres partenaires du réseau socio-sanitaire neuchâtelois ont été conviés à rejoindre cette tasckforce.
A deux occasions l’AROSS a intégré le RHNE avec 2 objectifs principaux :
- Orienter les personnes hébergées en lits C au RHNe, vers une structure répondant à leur besoin. Cette collaboration renforcée avec le RHNe a permis à deux reprises de trouver des solutions d’orientation pour la grande majorité des personnes âgées concernées.
- Mettre en place un projet pilote visant à anticiper l’orientation des personnes âgées admises à l’hôpital afin d’éviter ou de raccourcir la durée de séjour en catégorie d’hébergement « C ». Ce projet sous la forme d’un pilote a débuté en novembre 2020 pour une durée de 6 mois. Il vise également à établir des processus collaboratifs avec les différents professionnels du RHNe participant à la décision d’orientation.
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Gouvernance et création de l’EADP
Au début de l’année 2020, un rapport validé par le comité a été transmis au chef du département des finances et de la santé.
Ce rapport recommandait de diriger l’AROSS vers un EADP basé sur un cadre légal. Compte tenu du contexte, de la volonté de la PMS et de l’Etat de Neuchâtel, cette option est apparue comme la meilleure perspective pour l’AROSS.
Dans l’objectif de la création du futur EADP (transition vers le projet de loi et phasage des travaux), le comité de l’AROSS va débuter un travail itératif sur les éléments suivants et attendus par le Conseiller d’Etat :
- Définition et buts des missions de l’EADP
- Soutien des membres du comité dans la transition vers l’EADP
- Réflexion sur la nécessité de changer de nom
Ces travaux débuteront dès janvier 2020.
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Outil métiers « SIOr »
Suite à l’appel d’offre réalisée en 2019 pour mettre à disposition de l’AROSS et des partenaires un logiciel métier regroupant les deux outils utilisés jusqu’à présent, DIOr et Carefolio Network, le choix du fournisseur s’est porté sur l’entreprise Tecost située à Fribourg.
La phase d’initialisation a débuté en septembre 2020 par la réalisation et la validation de la fiche de projet, du planning et la signature du contrat avec Tecost.
La phase de conception a débuté en décembre 2020. Cette phase vise à préciser avec le fournisseur les spécifications du cahier des charges réalisées lors de l’appel d’offre. Pour cette étape, différents groupes de travail ont été constitués afin de traiter les différentes fonctionnalités de l’outil, sous la responsabilité de la cheffe de projet, Madame Carine Cotten, Responsable Application BI au CIGES.
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Projet « Aider les proches aidants »
En été 2019, une demande de projet « Aider les proches aidants », portée par l’AROSS et soutenue par le Service cantonal de la Santé Publique et un consortium d’acteurs, a été déposée et validée par Promotion Santé Suisse.
Le projet est de créer une application mobile complétée par des prestations de support à destination des proches aidants. Cette application vise à répondre à la nécessité de mieux faire connaître l’offre disponible dans le canton de Neuchâtel. Ce projet vise également à soutenir les proches aidants et leur permettre d’évaluer leur degré d’épuisement et de prévenir celui-ci.
Les travaux ont débuté en 2020 avec le SCSP, la Haute école spécialisée bernoise BFH, la coopérative MIDATA et l’AROSS.
Ils se sont centrés sur l’analyse des besoins des proches aidants et des acteurs du système (prestataires de soins, canton, etc.) afin de permettre l’établissement d’un concept de soutien des proches aidants.
Suite à cette phase, le développement de l’application mobile pour proches aidants a débuté.
L’application devrait être disponible dans le cadre d’un projet pilote à la fin du premier semestre 2021.
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Système de contrôle interne
Le système de contrôle interne (SCI) se définit par un ensemble de processus, de méthodes et de mesures afin d’assurer un déroulement ordonné et maîtrisé des activités au sein d’une organisation pour en limiter les risques. Le but premier de cette démarche est de répondre aux exigences du contrat de prestations qui lie l’AROSS à l’État de Neuchâtel. De plus, cela permet également de répondre à des obligations légales en termes de révision.
Dès octobre 2020, l’AROSS a été accompagnée dans ce travail par Monsieur Thierry Bregnard, professeur à la Haute école de gestion Arc à Neuchâtel.
Les documents tels que la matrice des risques ainsi que le manuel du SCI sont en cours de rédaction et seront rendus courant 2021 :
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Projet CareMens
Le projet CareMENS est un projet de Promotion Santé Suisse pour toute la Suisse romande visant l’amélioration de la qualité de vie des personnes âgées fragiles souffrant d’un trouble neuro-cognitif (TNC) mineur ou majeur à un stade débutant, permettant d’éviter des hospitalisations inutiles et, souvent, délétères.
Le TNC mineur (déclin cognitif avec préservation de l’autonomie dans les activités de la vie quotidienne) représente un risque accru de développer un TNC majeur (démence avec perte de l’autonomie). CareMENS propose d’agir en amont d’une baisse de l’autonomie en développant des stratégies personnalisées grâce à différentes actions. L’AROSS a été sollicité ainsi que l’association Alzheimer afin de créer une commission cantonale visant à répertorier les activités de loisirs et s’intégrant au sein d’un groupe romand de réflexion « activités – loisirs » dont les objectifs sont les suivants :
- Répertorier les prestations existantes en termes d’activités de loisirs stimulant les domaines cognitif, physique et/ou social pour les patients avec TNC débutant dans les cantons de Vaud, Genève, Valais, Fribourg et Neuchâtel.
- Renforcer les contacts entre le milieu hospitalier/ambulatoire et le communautaire pour optimiser la pérennisation des bénéfices des Interventions.
- Réfléchir aux aides financières disponibles pour les personnes âgées fragiles.
- Réfléchir à un moyen de communication entre les différents Care Manager de chaque canton : plateforme d’échange ?
En principe, cette commission se réunira 2 ou 3x par an dès la fin d’année 2020.