Clôture de l’association, naissance de l’établissement autonome de droit public AROSS
2023 marque la transition entre AROSS Association créée en mars 2015 et AROSS Etablissement autonome de droit public (EADP). Les membres de l’association et l’équipe auront œuvré durant 8 ans ½ au développement de l’AROSS avant ce changement de gouvernance.
Le 28 mars 2023, le Grand Conseil neuchâtelois a en effet décidé de valider le changement de statut juridique de l’Association en EADP. C’était un débat important dans le positionnement et la neutralité de l’institution. Le projet de loi a été validé par 92 voix et 3 abstentions. Suite à la validation, le Conseil d’État a adopté le 31 mai l’arrêté de promulgation de la LAROSS avec une entrée en vigueur au 1er octobre 2023 de l’EADP.
A cette date, le comité de l’association a donc transmis le flambeau au conseil d’administration, nommé par le Conseil d’Etat neuchâtelois. En revanche, pas de changement dans l’activité des collaboratrices et collaborateurs d’AROSS, qui ont poursuivi leur prestations d’information, d’orientation et d’accompagnement des personnes âges et de leurs proches aidants. Soulignons les efforts considérables de l’équipe de direction pour organiser cette transition, en particulier pour la mise en route de la nouvelle structure juridique.
L’EADP devra intégrer de nouvelles missions, en particulier celle de la coordination du réseau socio-sanitaire, qui ne peut se réaliser qu’en étroite collaboration avec les différents acteurs et prestataires. Unir les forces des dispositifs socio-sanitaires est certainement une des clés de la réussite permettant de renforcer le soutien à domicile et d’éviter un recours encore trop fréquent à l’hospitalisation des personnes âgées.
A l’issue d’une année remuante, nous profitons de l’occasion pour remercier l’ensemble des collaboratrices et des collaborateurs pour leur état d’esprit positif, leur engagement envers AROSS, les personnes âgées et les proches aidant.e.s et nous tenons à leur exprimer toute notre gratitude et notre reconnaissance.
Nous associons les membres du comité pour leur soutien et leur suivi dans le déploiement de nos activités ainsi que les membres du nouveau conseil d’administration pour leur engagement sans faille manifesté dès leur entrée en fonction. Nous sommes confiants pour l’avenir d’AROSS et restons mobilisés pour continuer à travailler ensemble pour faire face aux enjeux futurs.
Une page se tourne. Tournons-la avec optimisme et ouvrons de nouvelles perspectives ensemble.
Merci à toutes et à tous !
Yves Kühne
président de l’association AROSS
Sylvie Le Bail
directrice de l'AROSS
Martin Zuber
président d’AROSS EADP
Le travail d'équipe est la capacité de travailler ensemble vers une vision commune. C'est le carburant qui permet aux gens ordinaires d’atteindre des résultats hors du commun.
Données sociodémographiques
Ces données sont issues des demandes d’intervention.
La moyenne d’âge est de
83.23
ans
62
des demandes d’intervention concernent des femmes
55
des personnes vivent seules
22
ont entre 90 et 99 ans
7
ont moins de 69 ans
80
vivaient à leur domicile au moment de la première demande
12
des proches aidants révèlent un épuisement
Les données sociodémographiques restent assez stables d’année en année.
Les faits marquants
Passage de témoin entre l’association et le futur EADP
Une partie de l’année 2023 a été consacrée à la rédaction du rapport de passage de témoin entre l’association et le futur EADP. Le rapport avait pour vocation de soutenir le nouveau conseil d’administration dans ses prises de fonction et de l’aider à se faire une idée rapide de la situation actuelle d’AROSS, à savoir des éléments matures sur lesquels il pouvait s’appuyer et des éléments qui nécessitaient encore des ajustements, des consolidations ou des développements.
La démarche entreprise était participative au travers de deux colloques puis d’un rapport final de synthèse, mis en consultation qui en synthétise les résultats. Le premier colloque était constitué de onze collaboratrices et collaborateurs représentant les différents métiers actifs au sein de l’AROSS. Le second colloque était constitué de dix membres du comité ainsi que de la responsable de l’AROSS.
Les deux rencontres ont été structurées de manière parfaitement identique, au travers de trois ateliers de brainstorming.
En parallèle de la rédaction de ce rapport, il était nécessaire de mettre en œuvre, dans les délais et conditions requises légalement, les différentes démarches à réaliser dans le cadre de la création de l’EADP et la dissolution de l’association.
Démarches entreprises dans le cadre du changement de gouvernance
Ressources humaines
- Informer l’équipe
- Envoyer une lettre de notification de transfert d’employeur au personnel
- Etablir et remettre les certificats de travail à chaque collaborateur et collaboratrice
- Réviser les cahiers des charges des collaborateurs et collaboratrices
Logistique et administratif
- Réviser les documents existants
- Communiquer sur le changement de gouvernance
- Informer les partenaires et les prestataires
- Mettre à jour le site internet
Organe de révision / RHNe
- Clore les comptes au 30.09.2023 et établir un bilan transitoire
- Etablir un inventaire des biens
- Chercher un nouveau partenaire pour la gestion financière suite à la décision de RHNe de remettre ses mandats de gestion tiers
- Trouver un nouveau réviseur des comptes
Banque
- Réaliser le transfert de signatures vers le Conseil d’administration
- Ouvrir un nouveau compte bancaire
- Se coordonner avec les départements de la santé et des finances afin que l'EADP dispose de fonds suffisants pour commencer son activité.
Impôts
- Faire une déclaration d’impôts 2023 et envoyer le bilan 2023
- Rédiger et transmettre les nouveaux statuts EADP / règlement du CA
Contrats externes avec les prestataires
- Réviser les conventions annuelles (RHNe / CNP / CIGES / SIEN)
- Réaliser les avenants aux contrats en cours (TECOST / Communication)
- Réviser les contrats d'assurances commerciales et sociales
- Informer tous les fournisseurs (bailleur, Swisscom, etc.)
Préparer la dissolution de l'association
- Planifier l'Assemblée générale extraordinaire de dissolution
- Proposer les liquidateurs
- Préparer le courrier de réquisition de dissolution au RC
- Préparer les appels aux créanciers dans la feuille officielle
Quelques repères
Séances du comité et assemblées générales
Le comité de l’AROSS s’est réuni à 6 reprises en 2023. Il a notamment préparé la transition vers l’EADP et suivi l’évolution de l’activité.
Il a également préavisé tant le bouclement final des comptes 2022 que le bouclement intermédiaire des comptes au 30 septembre 2023 en vue de la « remise des clés » au conseil d’administration de l’EADP.
Assemblée générale ordinaire du 27 juin 2023
Les comptes 2022 ont été adoptés et décharge a été donnée au comité pour sa gestion. Cette assemblée générale a été l’occasion d’informer les membres sur le processus de transition et des démarches à réaliser en vue de la dissolution de l’Association, laquelle était d’abord prévue en décembre 2023 puis reportée au 1er trimestre 2024. Elle se tiendra finalement le 21 février 2024.
Système de contrôle interne (SCI)
Au cours de l’année 2023, les différentes procédures RH ont été intégrées dans le logiciel M-Files. Les dossiers du personnel ont été transférés dans ledit logiciel, permettant, à chaque collaboratrice et collaborateur d’accéder aux éléments de son dossier personnel.
Comptabilité analytique
La mise en place de la comptabilité analytique se poursuit et, pour la première fois en 2023, le budget analytique a été créé.
Les prochaines étapes sont la consolidation des chiffres avec les ajustements nécessaires sur 2023 et en fonction des missions ou prestations que l’EADP mettrait en place, il s’agira d’adapter la comptabilité analytique (prestations, centre de charge, centre de coût, coût de la prestation, etc.).
Outil métier Carefolio Network (CFN)
L’accent a été mis sur les interfaces et la préparation de la migration des serveurs entre Tecost SA et le SIEN ainsi que quelques consolidations attendues. Des améliorations restent encore à développer sur le contenu, la qualité des rapports extraits et sur les indicateurs.
Communication
Pour répondre à sa mission d’information et la rendre accessible au plus grand nombre, le site internet et le catalogue de prestations ont été traduits en 5 langues.
Le catalogue référencie dorénavant :
- 1081 prestations
- 541 prestataires
- 201 prestataires pour les personnes de – 65ans
Le catalogue de prestations est enrichi de manière régulière et fait l’objet tous les deux ans d’un rappel pour la mise à jour, dont les prestataires sont responsables. Ils peuvent en tout temps également, faire part de demandes d’adaptations sur leurs prestations via le site internet.
Ce catalogue sert également de base de référence à l’application « approches ».
Réseaux sociaux et actualités du site internet :
De nouvelles tâches ont été confiées aux assistant·e·s de coordination telles que la gestion des publications sur le site internet et sur les réseaux sociaux.
Prestation de représentation
Journée internationale de la personne agée
En 2023, AROSS a souhaité, pour la journée internationale des personnes âgées, organiser différents évènements. Le comité de lancement du projet s’est déterminé sur le thème du partage intergénérationnel.
3 évènements ont été mis en place :
- « Il n’y a pas d’âge pour être gourmand » : ateliers culinaires avec des séniors dans des écoles lors de leçons en économie familiale
- « Double quine » : Match au loto intergénérationnel
- « Promenade culinaires des générations » : Balade gourmande intergénérationnelle avec des stands de divers produits régionaux
Ces évènements ont eu un beau succès pour une première édition, la balade gourmande a bénéficié de retours très favorables.
Il est à noter qu’en 2023 AROSS a été sollicité davantage afin de présenter ses missions et prestations. Par exemple dans les appartements avec encadrement ce qui ne s’était pas encore produit. Par contre AROSS est régulièrement invité aux portes ouvertes des appartements avec encadrement.
Activité
L’activité et les indicateurs de l’association et l’EADP sont présentés pour l’année 2023 sans distinction entre les 2 entités.
Nombre et répartition du type de demandes
Toutes demandes confondues, l’AROSS a été interpellée 3810 fois en 2023 (3995 en 2022). Cette diminution de 4.6% concerne prioritairement les demandes d’intervention issues des anciennes demandes DIOrDossier intervention et d’orientation avant la migration sur CFN.
De plus, les projets d’intégration des EMS de court séjour et de collaboration avec NOMAD pour les cas complexes ont pris du retard. De fait, le nombre de nouveaux bénéficiaires projeté pour ces activités n’apparaît donc pas. Ces projets et débuteront en 2024.
données annualisées représentation en pourcentage
Demande d'intervention
Cette catégorie comprend les prestations suivantes:- Entretien d’orientation
- Profilage sur dossier
- Réévaluation
- Evaluation gériatrique dans la communauté
- Gestion de cas complexes
- Entretien d'orientation pré-hospitalière
- Réorientation
Demande de prestation
Cette catégorie regroupe le recours aux prestataires:- Long séjour gériatrique, psychogériatrique, psychogériatrique spécialisé et de psychiatrie de l'âge avancé
- Court séjour gériatrique et psychogériatrique
- Accueil de jour gériatrique
- Lit d'accueil d'urgence sociale
- Pension
Nombre et répartition du type de demandes d’intervention
données annualisées représentation en pourcentage
En 2022, l’outil CFN ne permettait pas de distinguer les entretiens d’orientation et les profilages car les deux prestations étaient regroupées. En 2023 cette distinction a été faite ce qui explique la diminution des EO. Par contre, AROSS constate une augmentation majeure des suivis. Cette augmentation était globalement prévisible au fur et à mesure du nombre croissant des bénéficiaires connus de l’AROSS. Il sera important de clarifier les critères d’interventions de suivi.
La prestation d’évaluation gériatrique dans la communauté pour détecter la fragilité débutante ne progresse pas. Cette prestation est vraisemblablement peu connue et l’AROSS est prioritairement interpellée pour des situations de grande fragilité et dépendance. Une réflexion devra avoir lieu concernant cette prestation en 2024
La prestation de gestion cas complexe est stable en 2023
Répartition géographique des demandes d’intervention
Une augmentation de l’activité au Val-de-Travers est constatée contrairement aux autres régions du canton.
Provenance géographique des bénéficiaires lors de la première évaluation
En valeur absolue
En proportion de la population de 65 ans et plus.
données annualisées représentation en pourcentage
Nombre de demandes d’intervention par tranche d’âge
La répartition au sein des tranches d’âge reste stable avec une majorité d’interventions dans la tranche de 80 à 89 ans.
données annualisées représentation en pourcentage
Répartition des demandes d’intervention selon le demandeur
Les partenairesfournissent des prestations dans la communauté sont les demandeurs principaux. Ensuite les proches aidant·e·s ou curateur·trice·s sont majoritaires. Le nombre de demandes réalisées par les prestatairesétablissements EMS long et court séjour, pensions, foyer de jour, à qui on adresse des bénéficiaires a augmenté. En lien avec le nombre de personnes en lit C à l’hôpital, certain.e.s bénéficiaires ont été orienté dans un EMS qui ne correspondait pas à leur choix ou hors canton. Secondairement, ils ont été réorienté.
données annualisées représentation en pourcentage
Détail de la répartition des demandes d’intervention selon le demandeur professionnel
Le RHNe reste le demandeur principal, Cette année, l’AROSS a constaté une diminution des demandes des médecins de familles mais une augmentation provenant des prestataires de soins à domicile et du CNP.
données annualisées représentation en pourcentage
Hospitalisations évitées et recours au lit d’accueil d’urgence
Au cours de l’année 2023, l’AROSS estime avoir évité 116 hospitalisations inappropriées. Pour ce faire, le réseau a été sollicité de la manière suivante :
Le recours au lit d’accueil d’urgence est réalisé dans plus de la moitié des situations afin d’éviter une hospitalisation inappropriée.
Pour rappel, la durée de séjour prévue dans ces lits est de 5 jours ouvrables ou 7 jours avec les weekends. Dans la très grande majorité des cas la personne est réorientée dans ces délais.
Profils Balance of Care (BoC) de la population rencontrée
En 2023, la proportion des bénéficiaires présentant des troubles neurocognitifs (64%) (profils BoC 4 – 6 – 8) reste stable dans une fourchette haute. Ce résultat préoccupant se confirme au fil des années. L’impact sur les proches aidant·e·s et les prestataires de soins à domicile est à prendre en compte dans l’évolution des besoins du système socio-sanitaire liée à cette population. Certaines prestations restent encore à développer telles que l’accueil de nuit, la présence nocturne ou le week-end (professionnel·le·s ou bénévoles), l’hospitalisation à domicile ainsi que l’accueil de répit pour les proches aidant·e·s de courte durée urgent ou programmé.
Répartition des profils de dépendance balance of Care
données annualisées représentation en pourcentage par profil BoC
Fragilité de la population rencontrée
En 2023 l’AROSS constate une diminution dans chaque catégorie mais la majorité des personnes pour lesquelles AROSS intervient reste les « personnes très fragiles ».
La proportion de personnes très fragiles est une constante dans les cas annoncés à l’AROSS. Les interpellations et orientations en urgence restent une réalité. L’anticipation et la détection précoce de la fragilité reste un enjeu central pour la population et les politiques de santé.
données annualisées représentation en pourcentage par fragilité
Nombre d’admissions en EMS par type de mission
Les demandes de foyer de jour et de recours au lit d’accueil d’urgence sont exclues.
En 2023, d’après l’outil Carefolio network, 1501 admissions ont eu lieu dans les structures médico-sociale toutes missions confondues. Soit 309 admissions de plus qu’en 2022.
L’augmentation principale concerne les admissions en EMS long séjour gériatrique (+ 115) et en court séjour gériatrique (+ 98).
En long séjour gériatrique : 728 demandes d’admissions : 44% proviennent du RHNE, 38 % de L’AROSS, 4% du CNP et 13 % des EMS de court séjour.
En court séjour gériatrique : 581 entrées : 55% proviennent du RHNe, 33% d’AROSS, 0.8% du CNP, 11% des EMS de court séjour.
Il est à noter que régulièrement les EMS de long séjour relèvent que la charge en soins des personnes admises, relevées par l’outil PLEX et PLAISIR à distance de l’admission, est basse. A l’inverse, certains cas « lourds » ou personnes avec un profil particulier sont refusés par les EMS.
Il est à souligner que le profilage sur dossier des bénéficiaires en lits C, en attente de long séjour, n’est pas satisfaisant. En effet, il est basé au moment de la demande sur une situation de soins aigus. Si la personne reste plusieurs jours ou semaines en lits C, l’évolution de la situation est rarement prise en compte et le profil de la personne admise ne correspond plus forcément à la situation décrite en soins aigus.
Ces différents points nécessiteront d’être améliorés dans le futur pour une meilleure collaboration et surtout pour les personnes âgées concernées.
données annualisées représentation quantitative
Projets
Fermer
Collaboration avec NOMAD pour la Gestion de cas complexe
En 2023, 2 collaboratrices de chacune des institutions ont travaillé à la mise en place d’un processus d’annonce des cas complexes de NOMAD à AROSS basée sur l’outil COMID utilisé par NOMAD.
Les travaux ont abouti et ont été validés par le CoPil, le projet démarrera en 2024.
Fermer
Collaboration avec les EMS de court séjour
Les travaux de collaboration ont continué et en 2023, une coordinatrice d’AROSS a intégré les colloques pluridisciplinaires des 3 EMS de court séjour. Un flyer spécifique aux EMS de court séjour a été créé en collaboration avec le SCSP.
La suite du projet est la proposition d’un entretien d’orientation avant l’admission en court séjour pour les personnes du domicile afin de les informer sur les conditions de séjour. Cela permet également à l’EMS de disposer d’informations sur la situation du·de la bénéficiaire avant son admission ainsi que les objectifs de prise en charge selon le projet de vie du·de la bénéficiaire.
Dans le projet, il est également prévu de planifier des rencontres après la sortie des bénéficiaires et prioritairement chez les personnes inconnues de l’AROSS (transferts hospitaliers)
L’équipe AROSS
Nombre de collaborateurs et collaboratrices au 31.12.2023
31
qui représentent 23.4 EPT
Taux d’absence en 2023 s’élève en moyenne à
4.67
NB de kilomètres parcourus par les coordinateurs de l’AROSS
52370
en 2023
3 collaboratrices ont réussi une formation en 2023 : avec nos félicitations
- Madame Gostelli Catherine : CAS en coordination des soins et travail en réseau
- Madame Rauss Carolie : CAS en case management
- Madame Girardot Nadia : Certificat HRSE, Human Ressources Swiss Exams
2 collaborateurs ont débuté une formation en 2023 :
- Madame Brisebard Sophie : CAS en coordination des soins et travail en réseau
- Monsieur Calado Bryan : CAS en Outils de Management public
En 2023 AROSS a favorisé des formations internes :
- Les directives anticipées : Dr. Jacques Wacker
- L’entretien de réseau : Monsieur Jean-Blaise Held, Microplume SARL
- La gestion de projet circulaire : Monsieur Philippe Lauper, société PREFIX
L’équipe a participé à la réflexion sur les procédures internes et collaboratives avec les partenaires. Elle continue d’être présente aux invitations lors des séances de représentation.
EADP
EADP, l’essentiel
Le conseil d’administration est constitué des personnes suivantes :
En haut de gauche à droite- Monsieur Martin Zuber (Président),
- Madame Stéfanie Monod (Vice-présidente),
- Monsieur Yves Kühne.
- Monsieur David Cavin,
- Monsieur Philippe Godet,
- Madame Brigitte Brun,
- Madame Francine Glassey-Perrenoud,
Eléments marquants
Depuis l’entrée en fonction de l’EADP, le conseil d’administration d’AROSS s’est réuni à 3 reprises et ce, dès le 02.10.2023.
Les premières actions ont été de faire connaissance avec AROSS. Le rapport de passage de témoin a été remis par l’association à l’EADP. Ce document a pour vocation de soutenir le nouveau conseil d’administration dans ses prises de fonction et de l’aider à se faire une idée rapide de la situation actuelle d’AROSS, à savoir des éléments matures sur lesquels il pouvait s’appuyer et des éléments qui nécessitaient encore des ajustements, des consolidations ou des développements. D’autre part, AROSS a été présenté par la responsable lors de la première réunion du CA. Afin de mieux connaitre les différentes prestations, les membres du CA ont été invités à assister comme observateur à différentes activités.
Les actions réalisées
Beaucoup de points essentiels à la constitution de l’EADP étaient à traiter dans les meilleurs délais :
- La validation du contrat de prestations 2023 partagé avec l’association
- Le nouveau contrat de prestations 2024 et ses annexes
- Le choix de l’organe de révision
- Le choix d’un nouveau prestataire pour la partie financière et comptable de l’EADP.
- Le choix s’est porté sur le service financier de l’état qui a la volonté de mettre en place un service « fiduciaire » qui traiterait avec les institutions externes au bénéfice d’un contrat de prestations avec l’Etat.
- Le droit aux signatures a été validé et les inscriptions au registre du commerce ont été faites
- Le nouveau compte bancaire de l’EADP a été ouvert et les subventions ont pu y être versées
- La réalisation, validation du budget 2024 et transmission du budget au SCSP
- La reprise du contrat de l’application « approches » par l’EADP AROSS a été actée
- Rencontre avec les EADP du domaine de la santé du canton de Neuchâtel
- Depuis avril 2022, dans le cadre du projet CareMens, un poste de care manager (0.4 EPT) a été mis à disposition du centre mémoire par l’AROSS. Le financement de ce projet assuré par Promotion Santé Suisse, prendra fin en avril 2024. L’intérêt de pérenniser cette collaboration et de participer au suivi des personnes souffrant de troubles neurocognitifs légers est apparu essentiel. Sur demande du RHNe, le CA a donc validé, l’attribution de 0.4 EPT de care manager sur la dotation de coordinateurs et coordinatrices d’AROSS. La décision a été prise de continuer la collaboration avec le centre mémoire du RHNe pour 2024.
- La responsable d’AROSS a été nommée directrice ad intérim, le poste de direction sera mis au concours début 2024.
- Planification d’une journée workshop interne, afin de travailler sur la stratégie de l’institution et l’élaboration du plan d’action d’AROSS
- Certains partenaires ont été rencontrés afin de se présenter et de connaître leur position sur AROSS, ses missions, prestations et la collaboration existante.
AROSS aborde donc une année 2024 riche de changements.